Phần mềm Thi công Chỉnh lý Tài liệu là giải pháp chuyên biệt hỗ trợ các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp thực hiện công tác chỉnh lý hồ sơ, tài liệu theo đúng quy định về lưu trữ. Hệ thống giúp chuẩn hóa quy trình phân loại, sắp xếp, xác định giá trị tài liệu và xây dựng công cụ tra cứu một cách nhanh chóng, chính xác và hiệu quả.

Với khả năng quản lý tập trung, phần mềm hỗ trợ cán bộ lưu trữ thực hiện toàn bộ các bước chỉnh lý từ khảo sát tài liệu, phân loại hồ sơ, lập hồ sơ, xác định thời hạn bảo quản đến xây dựng cơ sở dữ liệu và thống kê tài liệu lưu trữ.

Lợi ích nổi bật

✅ Chuẩn hóa quy trình chỉnh lý tài liệu

✅ Tiết kiệm thời gian và nhân lực thực hiện

✅ Nâng cao độ chính xác trong quản lý hồ sơ

✅ Hỗ trợ lập mục lục hồ sơ tự động

✅ Dễ dàng tra cứu, thống kê và báo cáo

✅ Đáp ứng các quy định về công tác văn thư, lưu trữ

Tính năng chính

• Quản lý danh mục phông lưu trữ.
• Phân loại và sắp xếp hồ sơ theo nghiệp vụ.
• Lập hồ sơ, biên mục và đánh số tự động.
• Quản lý thời hạn bảo quản tài liệu.
• Xây dựng cơ sở dữ liệu tra cứu hồ sơ.
• Thống kê, báo cáo khối lượng tài liệu chỉnh lý.
• Hỗ trợ in mục lục hồ sơ, danh mục tài liệu và các biểu mẫu nghiệp vụ.
• Phân quyền người dùng và quản lý dữ liệu tập trung.

Quy trình chỉnh lý tài liệu

1. Khảo sát và tiếp nhận tài liệu.
2. Phân loại, sắp xếp hồ sơ theo chức năng, nhiệm vụ.
3. Xác định giá trị và thời hạn bảo quản.
4. Lập hồ sơ, biên mục tài liệu.
5. Xây dựng cơ sở dữ liệu tra cứu.
6. Hoàn thiện công cụ quản lý và lưu trữ hồ sơ.

Đối tượng sử dụng

Phần mềm phù hợp với các cơ quan nhà nước, đơn vị hành chính sự nghiệp, trung tâm lưu trữ, trường học, bệnh viện, doanh nghiệp và các tổ chức có nhu cầu quản lý, chỉnh lý và lưu trữ hồ sơ tài liệu chuyên nghiệp.

Phần mềm Thi công Chỉnh lý Tài liệu góp phần hiện đại hóa công tác lưu trữ, nâng cao hiệu quả quản lý hồ sơ và tạo nền tảng vững chắc cho quá trình chuyển đổi số trong lĩnh vực văn thư – lưu trữ.