Ngày nay, thị trường số hóa tài liệu tại Việt Nam cũng đang phát triển mạnh mẽ và hứa hẹn sẽ đóng góp đáng kể trong sự phát triển kinh tế đất nước trong tương lai gần. Như chúng ta đã biết, cùng với sự hình thành, phát triển cơ quan và doanh nghiệp, số lượng văn bản, sổ sách, tài liệu và hồ sơ phát sinh hàng năm là rất lớn. Hiện nay, đa số số lượng hồ sơ đang được lưu trữ tập trung tại các kho lưu trữ của đơn vị chưa được phân loại và sắp xếp theo hệ thống; chưa kể một số hồ sơ phát sinh từ lâu, nay đã bị xuống cấp hư hỏng theo thời gian, gây trở ngại cho việc tìm kiếm và trích xuất thông tin.

Ngoài ra, cũng có một số cơ quan, đơn vị đã thực hiện một phần công việc số hóa các văn bản, hồ sơ, tài liệu và lưu trữ trên máy tính để phục vụ cho việc tìm kiếm thông tin. Tuy nhiên, việc sao chụp bản gốc và lưu trữ vào các thư mục trên máy tính như vậy vẫn còn gây khó khăn và tốn nhiều thời gian cho việc tìm kiếm, trích xuất thông tin do cán bộ văn thư không thể nhớ hết các trường thông tin chính của văn bản (ngày tháng ban hành, cơ quan ban hành, mã số, ký hiệu) để tìm kiếm một cách nhanh chóng và chính xác.

Để giải quyết các nhu cầu cầu trên, BPO.MP đưa ra trọn bộ Giải pháp Số hóa tài liệu, mà trong đó, hệ thống phần mềm lưu trữ và truy xuất thông tin đóng vai trò then chốt.

★ Vì sao phải Số hóa tài liệu?

➤ Các tài liệu sau khi được số hóa luôn dễ dàng để chia sẻ hơn tài liệu thủ công:
Bạn có thể gửi fax, chuyển mail mà không cần nhờ tới các đơn vị vận chuyển. Số hóa tài liệu giúp nâng cao hiệu quả và năng suất làm việc. Sau khi số hóa tài liệu, nhiều người và nhiều phòng ban đều có thể truy cập đồng thời, từ đó cải thiện khả năng cộng tác khi làm việc.
➤ Tài liệu được lưu trữ an toàn, dễ tìm kiếm
Các phương pháp kỹ thuật số luôn giúp tài liệu được bảo đảm an toàn hơn các phương pháplưu trữ thông thường. Tài liệu số hóa được lưu trữ hoặc sao lưu trên các máy chủ từ xa có giao thức bảo mật cao. Ngoài ra, không giống như tài liệu giấy, số hóa tài liệu hầu như không có nguy cơ bị mất hoặc thất lạc. Bên cạnh đó, bạn hoàn toàn có thể lưu trữ dựa theo cấu trúc nhất định để tìm kiếm dễ dàng, nhanh chóng hơn.
➤ Giảm thiểu được rất nhiều không gian lưu trữ
Một công ty có lượng tài liệu trung bình cũng có thể mất đến hàng chục, thậm chí hàng trăm m2 diện tích văn phòng/ kho để lưu trữ tài liệu, nhất là ở những doanh nghiệp mà mô hình kinh doanh đòi hỏi lưu trữ tài liệu lâu năm, như xây dựng. Đây là một sự lãng phí rất lớn nếu tính đến chi phí thuê văn phòng hàng chục $/1m2 diện tích văn phòng hàng tháng. Đây là một chi phí khổng lồ nếu xét đến thời gian lưu trữ. Ở một số công ty, diện tích này có thể lên đến hàng trăm m2, thì chi phí cho mặt bằng lưu trữ còn lớn hơn nhiều.
➤ Số hóa tài liệu góp phần giảm lượng giấy vào môi trường
Khi số hóa tài liệu, chất thải giấy được loại bỏ đáng kể. Hãy nhớ, tiết kiệm giấy là bảo vệ môi trường.

★ Quy trình Số hóa tài liệu?

★ Tại sao nên chọn dịch vụ Số hóa tài liệu của BPO.MP?

Giải pháp này của BPO.MP giúp các cơ quan, tổ chức có thể tiết kiệm không gian lưu trữ, bảo quản các tài liệu, hồ sơ một cách khoa học. Tài liệu, hồ sơ sẽ được đánh mã số, nhận dạng và chuyển đổi từ hình thức giấy tờ bản cứng sang bản mềm lưu trữ trên hệ thống. Việc tìm kiếm các hồ sơ, văn bản thông qua các từ khóa (key word), người dùng có thể dễ dàng tìm kiếm bất kỳ nội dung nào mà không cần phải nhớ chính xác nội dung đó thuộc văn bản nào. Phần mềm sẽ tự động tìm kiếm nội dung bên trong file toàn văn của hồ sơ, văn bản đã được lưu trữ. Hơn thế nữa, người dùng có thể lấy lại nội dung văn bản bằng cách chọn và copy mà không cần phải đánh máy lại toàn bộ văn bản, tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức.

Vì vậy, việc áp dụng số hóa tài liệu vào thực tiễn là giải pháp hợp lý. Số hóa tài liệu sẽ giúp việc tìm kiếm, chia sẻ, lưu trữ, truy xuất thông tin một cách nhanh gọn và đơn giản, dễ dàng nhất.
➤ Công nghệ phần cứng:

• Kết xuất ra PDF 2 lớp: Chuyển đổi từ file PDF hình ảnh sang file PDF 2 lớp, hỗ trợ người dùng có thể tìm kiếm toàn văn, copy và lấy được nội dung của văn bản gốc tài liệu.

• Hệ thống máy scan tiên tiến.

Hệ thống máy tính xử lý dữ liệu cấu hình mạnh, tự động sao lưu, đảm bảo không bị mất/ thất thoát dữ liệu.

➤ Công nghệ phần mềm:

• Số hóa tài liệu hiện đại, đã được đưa vào vận hành, chất lượng đảm bảo, có thể tùy chỉnh theo yêu cầu khách hàng, dự án.

• Phần mềm cho phép tích hợp tự động dữ liệu vào kho lưu trữ, thống kê phân tích số liệu lưu trữ, tự động kết xuất dữ liệu vào hệ thống tìm kiếm (search engine) toàn vănn tài liệu. Các phương thức tìm kiếm như: tìm kiếm toàn văn theo từ khóa, theo ký tự đại diện, theo trường thông tin…

• Tìm kiếm tài liệu (search engine), lập chỉ mục dữ liệu hỗ trợ tìm kiếm toàn văn tài liệu. Phương thức tìm kiếm như: tìm kiếm toàn văn theo từ khóa, theo ký tự đại diện, theo trường thông tin …

• Hệ thống phần mềm có thể đọc và nhận dạng được nội dung từ các file hình ảnh như: JPEG, PCX, PNG, PDF, BMP, TIFF, qua đó có thể giúp người dùng tìm kiếm được nội dung toàn văn tài liệu một cách nhanh chóng và chính xác.

➤ An toàn thông tin:

• Bộ phận vận hành áp dụng các tiêu chuẩn An toàn thông tin, các nhân viên đều được tập huấn kĩ lưỡng về an toàn thông tin: ISO:IEC 27001:2013 và tất cả nhân viên đều ký cam kết bảo mật thông tin. Vì vậy, quý khách hàng có thể yên tâm rằng
  thông tin về các tài liệu được số hóa, lưu trữ sẽ được bảo mật tuyệt đối.
• Mã hóa bảo mật các tập tin lưu trữ tài liệu, tránh những trường hợp truy cập trái
  phép vào hệ thống để truy xuất các thông tin tài liệu văn bản hồ sơ.

➤ Nhân lực:

• Các nhân viên công ty được đào tào bài bản, dày dặn kinh nghiệm cùng với đội ngũ quản lý dự án nhạy bén trong tiếp thu công nghệ, quy trình tiên tiến, linh hoạt trong giải quyết tình huống phát sinh và có khả năng chịu áp lực cao, đảm bảo quá
  trình số hóa tài liệu được diễn ra nhanh chóng, tiết kiệm thời gian, độ chính xác cao, tiết kiệm thời gian tìm kiếm và chiết xuất thông tin.